업무 파일 정리부터 인수인계 위키까지

1. 시작 전에 정할 원칙

1. 지우지 않고 옮깁니다. 버릴 파일도 바로 지우지 않고 휴지통 폴더에 30일 동안 둡니다. 그동안 문제가 없을 때만 영구 삭제합니다.
2. 올해 자료는 지우지 않습니다. 올해 만든 파일과 진행 중인 업무 폴더는 옮기거나 분류만 하고 지우지 않습니다.
3. '같은 파일'은 내용으로 판정합니다. 이름과 크기가 같아도 내용이 다를 수 있습니다. 파일 내용으로 계산한 고유값(해시, SHA-256)이 같을 때만 같은 파일로 봅니다.
4. 개인정보 파일은 AI가 열기 전에 뺍니다. 위키 작업에서는 AI가 파일을 직접 열어 읽으므로, 그 전에 대상 폴더에서 개인정보 파일을 모두 빼 둡니다.

2. 정리 체계

업무 폴더: 역할 → 분야 → 일

업무 폴더는 세 단계로 나눕니다. 맨 위는 내가 맡은 역할, 그 아래는 계속 관리하는 분야, 맨 아래는 과목이나 행사 같은 구체적인 일입니다. 연도는 맨 위에 두지 않고 일 폴더 안에 둡니다. 그래야 같은 행사의 해마다 기록이 한곳에 모이고, AI도 여러 해를 나란히 비교할 수 있습니다.

업무
└ 교사                         ← 역할
   ├ 수업                      ← 분야
   │  ├ 통합과학               ← 일(과목)
   │  └ 물리학
   ├ 평가
   ├ 행정
   ├ 학급운영
   ├ 교직원
   └ 과학부 업무
      ├ 과학과 행사
      │  └ 천문과학캠프         ← 일(행사)
      │     ├ 2024
      │     ├ 2025
      │     └ 2026
      ├ 실험실 안전
      └ 교구·예산

업무 폴더 밖에 따로 두는 폴더

아래 네 폴더는 업무 폴더와 같은 높이에 따로 둡니다. 업무 폴더 안에 섞어 두면 AI에게 업무 폴더를 열어 줄 때 함께 열립니다.

이동대장, 복원표, 위키 반영 기록

1. 이동대장: 옮긴 파일마다 '원래 경로 → 새 경로'를 한 줄씩 적습니다.
2. 복원표: 휴지통에 넣은 파일마다 '원래 경로 · 날짜 · 사유'를 적습니다.
3. 위키 반영 기록: 위키에 무엇을 언제, 어느 폴더에서 반영했는지 적습니다.

개인정보 파일의 이동대장은 파일 이름에 학생 이름이 들어 있을 수 있으므로 '개인정보 보관' 폴더 안에 둡니다.

파일 이름 규칙

• '최종·수정·복사본' 대신 날짜를 앞에 붙입니다. 예: 2026-03-15_과학의날_운영계획.hwpx
• 학생 이름이 들어가는 파일은 처음부터 '개인정보 보관' 폴더에 저장합니다.
• 중요한 서식은 HWPX나 PDF로도 저장합니다. 옛 HWP 형식은 AI 도구가 내용을 읽지 못하는 경우가 많습니다.

3. 파일 정리 절차

업무 파일은 보통 연도별 학교 폴더, 바탕화면, 다운로드 폴더, 메신저 받은 파일 폴더에 흩어져 있습니다. 아래 순서는 이 폴더들을 2장의 체계 하나로 모으는 방법입니다.

4. 인수인계 위키를 만든 과정

위키는 원본 폴더를 비추는 거울입니다. 위키는 원본을 고치지 않고, 원본과 내용이 다르면 원본이 맞습니다. 아래는 실제로 위키를 만든 순서입니다.

5. 개인정보가 AI 서버로 가지 않게 하는 방법

1. 목록 단계에서는 파일을 열지 않습니다. 파일 목록, 중복 찾기, 개인정보 후보 추리기(1차)는 이름·크기·해시만으로 합니다. AI에게는 개수만 보여 주고, 파일 이름이 든 표는 PC의 파일로만 저장합니다.
2. 1차로 제목을 보고 빼고, 2차로 사람이 확인합니다. 2차 확인이 끝난 폴더만 AI에게 엽니다.
3. AI가 여는 범위를 대상 폴더로 좁힙니다. AI 도구의 작업 폴더를 정리된 업무 폴더로 정하고, 개인정보 보관 폴더는 업무 폴더 밖에 둡니다.
4. AI 도구 설정으로 개인정보 보관 폴더 읽기를 막습니다. Claude Code는 설정 파일(settings.json)의 거부 규칙으로 특정 폴더 읽기를 막을 수 있습니다. 윈도 경로 C:\개인정보 보관은 아래처럼 씁니다.

   {
     "permissions": {
       "deny": [
         "Read(//c/개인정보 보관/**)"
       ]
     }
   }

   이 규칙은 Claude의 파일 읽기·쓰기 도구를 막습니다. 셸 명령(type, cat 등)으로 여는 것까지 막으려면 샌드박스(sandbox, 프로그램이 정해진 폴더 밖을 못 보게 가두는 기능) 설정을 함께 씁니다.
5. 읽다가 개인정보를 만나면 위치만 받습니다. AI에게 "이름·연락처가 든 파일을 만나면 내용을 옮기지 말고 위치만 알려 달라"고 미리 말해 둡니다. 알려 준 파일은 개인정보 보관 폴더로 옮깁니다.
6. 대화창에 학생 정보를 붙여 넣지 않습니다. 질문할 때는 "학생A", "1학년 3반 학생"처럼 씁니다. 명렬표·성적표 화면을 캡처해 붙이는 것도 같은 전송입니다.
7. 원격·공유 기능은 조심해서 씁니다. 휴대폰에서 PC 세션을 이어 쓰는 원격 제어, 클라우드 세션, 공유 링크는 대화 기록을 서버에 따로 저장합니다.
8. 학습 사용 설정을 확인합니다. claude.ai 설정의 개인정보 항목에서 대화를 모델 개선에 쓰도록 허용하는 설정을 끌 수 있습니다(메뉴 이름은 앱 판에 따라 다를 수 있습니다). 이 설정은 서버로 가는 것 자체를 막지 않습니다. 보낸 내용이 학습에 쓰이는지만 정합니다.
9. 계정은 본인 것만 씁니다. 동료와 계정을 함께 쓰는 것은 AI 회사 약관 위반입니다. 학교나 교육청에 생성형 AI 활용 지침이 있으면 그 지침이 이 안내보다 우선합니다.

6. 과학부 인수인계 자료에 활용하기

위키를 만들어 두면 인수인계 자료는 위키에서 뽑아 정리하는 일이 됩니다. 다음 담당자에게는 세 가지를 함께 넘깁니다.

1. 정리된 과학부 업무 폴더: 행사·업무별로, 연도별로 원본 서식이 들어 있는 폴더
2. 업무 위키 파일: 행사·업무별 진행 순서와 서식 위치를 검색하며 보는 읽기 전용 파일
3. 인수인계서: 위키를 바탕으로 쓴 한글 문서(학교에 내거나 출력해 두는 공식 자료)

위키의 각 부분이 인수인계에서 하는 일

인수인계서 목차 예시

1. 과학부 업무 한눈에 보기 (분야별 업무 목록, 연간 달력 요약)
2. 월별 할 일 (3월 ~ 다음 해 2월)
3. 행사별 운영 안내
   - 행사마다: 목적 · 시기 · 준비 순서 · 필요한 서식 · 협조처 · 주의점
4. 상시 업무 안내 (교과부장 업무, 실험실 안전, 교구·예산, 폐시약, 환경)
5. 공통 절차 (외부 강사 서류, 강사료, 현장체험학습)
6. 자료 위치 안내 (폴더 구조, 서식 색인)
7. 미해결 사항과 다음 해에 미리 챙길 것

만드는 순서

1. 위키의 연간 달력과 분야 개요 페이지로 1·2장을 씁니다.
2. 행사 페이지마다 준비 순서 점검표와 서식 위치를 옮겨 3장을 씁니다.
3. 상시 업무 페이지와 공통 운영 페이지로 4·5장을 씁니다.
4. 폴더 구조와 서식 색인으로 6장을 씁니다.
5. 위키의 '원본에서 확인 안 됨' 칸과 인수인계 메모를 모아 7장을 씁니다. 이 칸들은 넘기기 전에 직접 채우거나, 다음 담당자가 확인할 일로 남깁니다.

넘긴 뒤에도 쓰이게 하는 방법

• 다음 담당자가 행사를 마칠 때마다 그해 자료를 같은 행사 폴더의 새 연도 폴더에 넣고, 위키 해당 페이지의 연도별 흐름에 한 줄을 더하게 합니다.
• 위키 파일은 학교 내부 업무 정보입니다. 다음 담당자에게 직접 건네고, 공개 게시판이나 공유 링크에 올리지 않습니다.
• 개인정보 보관 폴더는 인수인계 묶음에 넣지 않습니다. 넘겨야 할 개인정보 자료가 있으면 학교의 개인정보 처리 절차를 따릅니다.

7. 점검표

정리 전

• 외장하드 백업을 마치고 파일 수·용량·표본 해시를 대조했다
• 클라우드 동기화를 일시 중지했다
• 올해 자료는 지우지 않기로 정했다

정리 중

• 1차(제목)로 개인정보 파일을 추려 이동대장을 쓰고 옮겼다
• 2차로 분야별 폴더를 직접 훑어 남은 개인정보 파일을 옮겼다
• 개인정보 보관 폴더를 업무 폴더 밖에 두고, 동기화와 AI 작업에서 뺐다
• 옮긴 파일마다 이동대장을 남겼고, 전후 파일 수가 같다
• 휴지통에 넣은 파일은 복원표에 적었고, 30일 뒤 삭제 날짜를 달력에 적었다

위키와 인수인계

• 페이지 양식을 먼저 정하고 본보기 페이지로 확인했다
• 행사별로 여러 해 자료를 비교해 진행 순서를 정리했다
• 점검 결과 연락처·주민번호·계좌번호 모양이 0건이다
• 페이지와 인수인계서에 사람 이름 대신 직책을 썼다
• '원본에서 확인 안 됨' 칸을 채우거나 다음 담당자 확인 사항으로 넘겼다
• 폴더·위키·인수인계서를 다음 담당자에게 직접 건넸다

8. 자주 묻는 질문

AI 도구 없이도 할 수 있나요?

3장 정리 절차는 탐색기만으로도 할 수 있습니다. 다만 수만 개 파일의 중복을 해시로 찾는 일, 이동대장과 복원표를 정확히 남기는 일, 여러 해 자료를 나란히 비교하는 일은 AI에게 맡기면 시간이 크게 줄어듭니다.

2차 확인까지 해야 하나요? 제목 검색으로 충분하지 않나요?

충분하지 않습니다. 폴더 이름만 민감하고 파일 이름은 평범한 경우, 계획서 뒤에 명단이 붙은 경우는 제목 검색에 걸리지 않습니다. 위키 단계에서는 AI가 파일을 직접 열기 때문에, 2차 확인이 개인정보를 지키는 마지막 단계입니다.

정리하다가 중요한 파일을 잃으면 어떻게 하나요?

이 절차에서는 아무것도 바로 지우지 않습니다. 옮긴 파일은 이동대장으로, 휴지통에 넣은 파일은 복원표로 원래 자리를 찾을 수 있고, 외장하드 백업도 있습니다.

한 번에 다 해야 하나요?

아닙니다. 확인하고 결정하는 시간은 사람 몫이라, 분야 하나씩 나눠 진행하는 편이 덜 지칩니다. 위키도 시범 분야 하나로 시작해 쓸모를 확인한 뒤 넓힙니다.